Mengenal Mailmerge dan Cara Membuatnya

Perlu diketahui, Mailmerge adalah proses menggabungkan data yang berasal dari sumber yang berbeda, seperti database atau spreadsheet, ke dalam dokumen atau surat yang sama dengan cara otomatis. Ini adalah alat yang sangat berguna dalam menghasilkan sejumlah besar surat atau dokumen yang memiliki beberapa bagian yang serupa tetapi memerlukan informasi yang berbeda, seperti nama, alamat, nomor telepon, atau informasi pribadi lainnya.

Dalam konteks pengolahan kata atau aplikasi pengolah dokumen seperti Microsoft Word, mailmerge memungkinkan Anda untuk membuat dokumen seperti surat, undangan, label alamat, atau formulir yang memiliki pola yang sama, tetapi dengan konten yang berbeda untuk setiap entitas atau penerima. Anda bisa mengatur dokumen induk yang memiliki tempat-tempat kosong atau variabel di mana data akan dimasukkan. Kemudian, Anda menghubungkannya dengan sumber data eksternal seperti daftar nama dan alamat, sehingga aplikasi akan mengisi tempat-tempat kosong ini secara otomatis sesuai dengan data yang terdapat dalam sumber data.

Keuntungan dari mailmerge adalah menghemat waktu dan upaya dalam pembuatan dokumen yang berulang-ulang dengan sedikit perubahan dalam isi. Anda hanya perlu mempersiapkan satu dokumen induk dan satu sumber data, dan aplikasi akan menghasilkan salinan yang disesuaikan dengan data yang Anda berikan.

Mailmerge juga meminimalkan risiko kesalahan karena mengurangi intervensi manusia dalam proses produksi dokumen yang repetitif.

Fungsi Mail Merge

Sesuai pengertiannya, fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan kita dalam mengirimkan undangan atau email dalam jumlah yang banyak. Dengan fitur Mail merge, Anda tidak perlu mengisikan satu persatu informasi penerima pada dokumen yang anda kirimkan.

Ketika Anda menggunakan fitur mail merge, pembuatan dokumen jauh lebih efektif dan efisien serta Anda akan menghemat banyak waktu tentunya.

Cara membuat Mail Merge

Berikut adalah cara membuat Mail Merge di Microsoft Word. Pada contoh, kami menggunakan microsoft office tahun 2019.

Step 1. Siapkan Dokumen

Sebelum membuat mail merge, pastikan anda sudah mempersiapkan main dokumen dan data pendukung yang berisi informasi alamat email penerima. Untuk memudahkan Anda dalam memahami prosesnya, anda bisa mendownload contoh dokumen mail merge melalui link berikut : Download contoh dokumen

Step 2. Cara membuat mail merge di Word

Dalam artikel kali ini, kami akan mempraktekan penerapan mail merge untuk pengiriman undangan rapat.

1. Langkah pertama, silahkan anda buka file docs dokumen undangan yang sudah anda buat, kemudian akses ke menu mailings.

1. Kemudian klik drop down pada Start mail merge, dan pilih step by step mail merge wizard.

1. Kemudian akan muncul jendela mail merge di sidebar kanan aplikasi microsoft words. Silahkan pilih document type yang akan anda gunakan, dan klik next starting documents.

1. Selanjutnya akan muncul jendela pemilihan dokumen yang akan dikirimkan. Silahkan memilih “use current document” untuk mengirimkan dokumen yang saat ini anda buka. Kemudian klik next, select recipients untuk memilih list akun penerima dokumen.

1. Langkah selanjutnya adalah memilih dokumen data yang berisi informasi penerima dokumen yang akan dikirimkan. File ini bisa dibuat dalam bentuk file spreadsheet. Silahkan pilih opsi “Use an existing list ” pada bagian select recipients.

1. Kemudian klik browse untuk memilih dokumen data yang akan digunakan.

1. Setelah memilih file, maka akan muncul data yang ada di dokumen tersebut. Apabila data sudah sesuai, silahkan klik ok.

1. Kemudian klik next untuk melanjutkan penulisan dan pengiriman dokumennya.

1. Selanjutnya kita lakukan edit pada dokumen yang akan dikirimkan. Pada dokumen di artikel ini, field yang perlu diisikan dari dokumen data adalah nama dan alamat.
2. Untuk memasukkan informasi dari dokumen data ke dokumen utama, silahkan arahkan kursor ke lokasi pengisian. Kemudian klik insert merge fileds di menu bar.

1. Kemudian akan muncul list field yang ada pada file dokumen data yang digunakan. Silahkan pilih field sesuai dengan yang akan anda inputkan.

1. Setelah filed diinput akan muncul tambahan karakter sesuai gambar berikut:

1. Setelah input field merge selesai, silahkan klik next untuk melihat tampilan dokumen yang akan dikirimkan setelah field merge diinput.

1. Anda dapat melakukan preview setiap dokumen dengan klik tanda “>>” pada sidebar kanan aplikasi Microsoft Words.

1. Apabila sudah sesuai, silahkan klik completed untuk menyelesaikan proses mail merge.

1. Selanjutnya adalah melakukan proses pengiriman email dokumen yang sudah dibuat. Silahkan klik menu “finish & merge”, kemudian pilih opsi “Send email messages”.

1. Kemudian pilih field yang berisi list akun email dari dokumen data yang digunakan, kemudian isikan subject email yang akan dikirimkan. Setelah itu klik “Ok”.

Sampai disini proses pembuatan mail merge dan pengirimannya sudah selesai.