Mengenal dan Memahami Conditional Formatting pada Microsoft Excel

Conditional formatting merupakan fitur di Ms. Excel yang memungkinkan Anda untuk memformat sel secara otomatis berdasarkan nilai, tren, atau aturan tertentu. Hal ini membantu Anda untuk:

• Menyorot data penting: Anda dapat memformat sel yang berisi nilai di atas atau di bawah rata-rata, nilai unik, atau nilai duplikat.
• Memvisualisasi tren: Anda dapat menggunakan format bersyarat untuk membuat heatmaps, data bars, dan sparklines untuk melihat tren data dengan mudah.
• Membuat data lebih mudah dipahami: Anda dapat menggunakan format bersyarat untuk mewarnai sel, menambahkan ikon, atau mengubah font untuk membuat data lebih mudah dibaca dan dipahami.

Contoh Penerapan Conditional Formatting:

• Menyorot nilai penjualan yang di atas rata-rata.
• Memformat sel yang berisi nama pelanggan yang berasal dari kota tertentu.
• Menampilkan data bars untuk menunjukkan tren penjualan bulanan.
• Menggunakan icon sets untuk menunjukkan status pesanan.

Manfaat Conditional Formatting:

• Mempermudah analisis data: Conditional formatting membantu Anda untuk menemukan pola dan tren data dengan mudah.
• Meningkatkan komunikasi data: Conditional formatting membantu Anda untuk menyampaikan informasi data dengan lebih efektif kepada orang lain.
• Menghemat waktu: Conditional formatting memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses pemformatan data, sehingga Anda dapat menghemat waktu dan fokus pada hal lain.

Cara Menggunakan Conditional Formatting untuk Pemula

Sudah disebutkan sebelumnya jika user dapat mengaplikasikan conditional formatting menggunakan enam kategori yang sudah disediakan Microsoft Excel. Di bawah ini akan dijelaskan satu-persatu cara memakai conditional formatting yang paling sering dipakai untuk pekerjaan.

1. Conditional Formatting dengan Sel yang Memuat Nilai Tertentu

• Dengan menggunakan contoh tabel di atas, pilihlah sel A1:A10.

• Pilih menu Home dan klik Conditional Formatting di bagian Styles.

• Pilih Highlight Cells Rules, misalnya kamu ingin mencari nilai tertentu yang lebih besar pilihlah Greater Than. Tapi, kalau kamu ingin mencari nilai yang lebih kecil pilihlah Less Than.

• Masukkan nilai yang kamu inginkan, umpamanya masukkan angka 80 dengan format tabel warna merah untuk sel dengan nilai yang melebihi angka 80. Setelah itu klik OK.

• Setelah itu, secara otomatis Microsoft Excel akan mengubah warna sel menjadi merah untuk sel yang memuat angka lebih besar dari 80.

• Lalu jika kamu ingin mengganti nilai di sel tertentu, contohnya ingin mengganti nilai di sel A1 menjadi 81, maka secara sendirinya warna sel akan berubah jadi merah untuk angka yang melebihi 80.

2. Cara Membatalkan Conditional Formatting

Jika kamu ingin mengurungkan format conditional formatting, kamu bisa membatalkannya dengan menggunakan fitur clear rules, begini caranya.

• Blok tabel yang ingin kamu batalkan. Bila mengikuti contoh di atas, blok tabel A1:A10.

• Kemudian pilih menu Home dan pilih Conditional Formatting di bagian Styles.

• Klik Clear Rules, kemudian pilih Clear Rules from Selected Cells. Maka, tampilan warna pada tabelmu akan menghilang secara otomatis.

3. Mengganti Sel Berdasarkan Nilai Median

Kalau kamu ingin menandai nilai sel yang memuat angka di atas rata-rata, ikuti langkah-langkah berikut ini.

• Dengan melihat contoh gambar tabel di atas, bloklah tabel A1:A10.

• Buka Home dan temukan Conditional Formatting di bagian Styles.

• Klik Top/Bottom Rules dan pilih Above Average.

• Setelah itu kamu bisa memilih pengaturan format sesuai yang kamu inginkan, misalnya ubah warna sel menjadi merah untuk sel yang memuat nilai di atas rata-rata. Lalu, klik OK.

• Sistem Microsoft Office akan langsung menghitung angka rata-rata dari seluruh sel. Untuk data tabel di atas, angka rata-rata adalah 42.5 dan warna sel yang memuat angka lebih dari angkaa tersebut akan langsung berubah jadi merah.

4. Mengganti Sel Berdasarkan Rumus Excel Tertentu

Untuk pengolahan data yang lebih rumit lagi, user akan menggunakan conditional formatting untuk menandai sel dengan memasukkan rumus Excel. Formula yang dimasukkan di fitur conditional formatting menggunakan rumus TRUE dan FALSE.

• Dengan mengacu contoh tabel di atas, lakukan blok seluruh tabel A1:E5.

• Buka menu Home, klik Conditional Formatting di kategori Styles.

• Pilih New Rule. Tapi jika kamu ingin mengubah formula, bisa klik Manage Rule.

• Kemudian klik Use a formula to determine which cells to format. Masukkan formula =ISODD(A1) dan klik OK.

• Microsoft Excel secara otomatis akan mengubah tabel data dengan menandai sel yang memuat angka ganjil.

Catatan: Selalu tuliskan formula di sel paling atas-kiri pada tabel. Maka, sistem Microsoft Excel secara otomatis akan mengaplikasikan formula ke seluruh sel. Artinya, di sel A2 formulanya =ISODD(A2), sel A3 =ISODD(A3), dan seterusnya.

Materi Video:

Sumber:

https://www.excel-easy.com/data-analysis/conditional-formatting.html

https://www.kelasexcel.id/2016/05/conditional-formatting-microsoft-excel.html